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Conexión a fuente de datos externa

En muchas ocasiones deseamos importar a excel datos de una fuente externa, como una base de datos que manejemos en otro programa. Esto nos permitirá tratar y analizar esa información mediante tablas dinámicas en una hoja de cálculo.

Excel dispone de una herramienta para obtener datos externos en la ficha Datos de la cinta de opciones.

 

obtener datos externos



Desde aquí podremos importar datos directamente desde el archivo de origen o conectarse al sistema gestor de bases de datos.

Por otro lado también podemos lanzar el asistente para consultas de Microsoft que nos permitirá seleccionar los datos que queremos importar, filtrarlos, ordenarlos y modificarlos antes de importarlos a nuestra hoja de cálculo.

Sin embargo, en esta explicación nos centraremos en dos casos concretos:

Importación de datos XML

Los archivos XML son una forma de almacenar datos para que otro programas puedan leerlos fácilmente. Por tanto es un estándar que se suele utilizar bastante para importar y exportar datos.

Al importar un archivo XML Excel nos permitirá transformar los datos usando el Editor de Power Query. Si no queremos modificar los datos podemos cargar la tabla sin más.

 

Obtener datos externos desde un archivo de texto

Algo bastante habitual es que al exportar información desde cualquier programa, este genere un archivo de texto con los datos separados por comas, puntos y comas, espacios en blanco o algo similar.

 

Archivo de texto



Excel nos permite abrir archivos de texto de este estilo. Nos lanzará un asistente que nos ayudará en el proceso

 

asistente importar datos externos

 

La importación es mucho más sencilla si los datos están delimitados. Pero en caso de que los campos estuvieran alineados en columnas podremos especificar el ancho de los campos (saltos de columna).

 

Asistente obtener datos externos

 

Si los datos están delimitados especificaremos el separador o separadores utilizados. Y, en caso de que los datos de tipo texto estén entrecomillados podemos indicar el calificador utilizado.

 

Asistente obtener datos externos

 

Por último, podemos establecer el formato de datos para cada columna e indicar dónde queremos situar los datos.

Conexión con la base de datos

Así que, como hemos visto, podemos importar los datos desde su ubicación original a nuestra hoja de datos. Pero, al mismo tiempo, se establece una conexión con la base de datos o el archivo donde se encuentran los datos almacenados. Esto significa que podemos ver reflejado cualquier cambio que se efectúe en los datos originales si pulsamos en la opción “Actualizar todo”.

 

También podemos editar la consulta generada o eliminar la conexión si lo deseamos.