FUNDAMENTOS DE LAS APLICACIONES OFIMÁTICAS

Cuando se inserta un dato en Excel, éste siempre se introduce en la celda activa, es decir, en la celda seleccionada. Cuando hayamos terminado de escribir el dato y pulsado la tecla Intro, éste se introducirá en la celda activa y el puntero de celda se desplazará a la celda inmediatamente inferior de aquella en la que estaba.

Si introducimos un dato en una celda que ya contenía otro, el nuevo dato sustituirá al antiguo.

Para corregir un dato erróneo que haya en una celda debemos seleccionarla y pulsar la tecla F2. También podemos dar doble clic sobre la celda.

Para borrar el contenido de una celda, selecciona la celda y pulsa la tecla Supr o la tecla Retroceso. (Otra forma de borrar el contenido de una celda consiste en utilizar el comando Borrar de la ficha inicio en la cinta de opciones)

Tipos de datos

Hay tres tipos de datos que se pueden introducir en Excel: texto, fechas y valores numéricos.

• Los datos de tipo texto son cualquier combinación de letras, números y símbolos (puntos, guiones, caracteres especiales, etc.) que Excel no pueda considerar un valor numérico o una fecha. Podemos introducir muchos caracteres en una celda, aunque es posible que no se puedan ver todos si la celda no es lo suficientemente ancha y la que está a la derecha contiene datos.
• Tipo de datos fecha. Es necesario que las fechas se introduzcan en las celdas de una forma que Excel pueda reconocer para que las considere como tales. Algunos formatos reconocidos:

• Valores numéricos. Para que Excel reconozca un dato como un valor se deben tener algunos aspectos en cuenta:
  • Introduce sólo números (ni letras ni símbolos).
  • Los únicos símbolos que Excel reconoce como partes de un dato de tipo valor son los siguientes:
    • La coma decimal (para los números fraccionarios).
    • El punto de millar.
    • El símbolo € (euro) delante o detrás del número.
    • El signo menos (para los números negativos).
    • El símbolo de porcentaje (%) para introducir datos porcentuales.
    • El signo de división para números fraccionarios.
    • El signo de exponenciación (E o e) para notaciones científicas.

Desbordamiento de celda

Cuando el dato que contiene una celda no cabe dentro de la propia celda se produce un desbordamiento. Si el dato es de tipo texto y la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado está vacía, Excel utilizará ese espacio para mostrar el texto que no cabe en la celda en la que está el dato. Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado contiene un dato, Excel sólo mostrará la parte del texto que quepa en la celda.  Si el dato es valor o fecha, entonces Excel mostrará en la celda las marcas de desbordamiento (#).

Autorrelleno

La característica Autorrelleno sirve para copiar datos de una celda a las adyacentes de una forma muy sencilla. Selecciona la celda y podrás observar que en el extremo inferior derecho del puntero de celda hay un pequeño recuadro (gestor de relleno). Si sitúas el puntero del ratón sobre el gestor de relleno, verás que se transforma en una cruz delgada. Haz clic sobre él y, sin soltar el botón del ratón, arrástralo hacia abajo. Al soltar el botón, Excel copiará el dato en todas las celdas sombreadas.

Siguiendo este mismo método podemos rellenar listas de datos.

• Días de la semana: lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, etc.
• Días de la semana abreviados: Lun, Mar, Mié, etc.
• Meses: enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, etc.
• Meses abreviados: Ene, Feb, Mar, etc.

Además de listas, también podemos utilizar la característica Autorrelleno para crear series de fechas o números. En el caso de las series de números debemos escribir los dos primeros elementos de la serie y seleccionar las dos celdas para proceder con el autorelleno.