Curso de Access con ejercicios prácticos → Buscar, Ordenar y Filtrar datos en tablas de Access

Buscar, Ordenar y Filtrar datos en tablas de Access

Ahora que ya hemos explicado cómo crear las tablas de nuestra base de datos y cómo relacionarlas, veamos algunas opciones (Buscar – Ordenar – Filtrar en Access) que tenemos para trabajar con ellas desde la vista Hoja de datos.

Vista hoja de datos

Desde esta vista (aparece al pulsar doble clic sobre la tabla desde el panel de exploración) podemos visualizar los datos almacenados, añadir nuevos registros a la tabla, eliminar los existentes o modificar los datos. Desde el grupo de opciones Registros en la ficha Inicio encontramos la mayoría estas opciones.

También podemos añadir registros escribiendo los datos en la última fila de la tabla o eliminar un registro pulsando sobre él con el botón derecho del ratón.

Para desplazarnos por los registros de la tabla podemos utilizar los botones accesibles desde la parte inferior de la tabla.

Formato de la tabla

Tenemos algunas opciones para modificar el formato del texto y de la tabla en el grupo de opciones Fuente desde la ficha Inicio. Entre otras opciones, podemos modificar el tipo y tamaño de letra, la alineación, las opciones negrita, cursiva y subrayado, el color de la fuente, las líneas de división de la tabla o el color de fondo.

Buscar texto

En la misma ficha inicio tenemos una opción que nos permite buscar rápidamente dentro de la información contenida en la tabla. Al pulsar en el icono Buscar aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

Desde este cuadro de diálogo podemos buscar un texto en la tabla o en algún campo en concreto haciendo coincidir todo el campo con el texto de búsqueda o indicando si este aparece al principio o en cualquier parte del campo.

Ordenar la tabla

Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos ordenar la tabla por el campo que deseemos. Bastaría con colocarnos sobre el campo por el que queremos ordenar y pulsar sobre el botón de orden Ascendente o Descendente.

También podemos ordenar la tabla si accedemos al menú que aparece al pulsar sobre la flecha situada en los nombres de campo. En este menú también tenemos opciones para ordenar por el campo seleccionado.

Filtrar datos

Desde el grupo de opciones Ordenar y filtrar de la ficha inicio podemos filtrar los datos de la tabla para que se visualice solo la información que deseemos. Tenemos varias opciones para filtrar:

Filtro de Selección. Seleccionamos la información de la tabla por la que queremos filtrar y accedemos al botón Selección.

Filtro. Al pulsar sobre esta opción del grupo Ordenar y filtrar nos aparece este menú donde también tenemos opciones para filtrar por el campo seleccionado.

Filtro por formulario. Accesible desde el botón Avanzadas.
Filtro avanzado. Accesible desde el botón Avanzadas.

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