Existen una variedad de opciones en Excel que nos permiten personalizar la forma en que se imprimen las hojas de cálculo. Aquí tienes algunas de las opciones más comunes para imprimir en Excel:

Imprimir en Excel: Configurar página de impresión

Puedes acceder a estas opciones desde la ficha Disposición de página. Aquí puedes ajustar algunas configuraciones básicas de la página impresa como la orientación (vertical u horizontal), el tamaño del papel y los márgenes. Encontramos también otras opciones más avanzadas:

Área de impresión: Puedes seleccionar un área específica para imprimir en lugar de la hoja completa. Esto es útil si solo necesitas imprimir una parte de la hoja. Selecciona el rango de celdas que deseas imprimir y ve a “Disposición de página” y luego selecciona “Área de impresión”, “Establecer área de impresión”.

Imprimir títulos: Puedes especificar filas y columnas que se deben repetir en cada página impresa. Esto es útil cuando tienes una hoja de cálculo larga y deseas que los encabezados de fila o columna aparezcan en cada página.

Fondo: Permite elegir una imagen para el fondo de la hoja de cálculo.

Ajustar escala de impresión

Aquí encontrarás opciones para ajustar la escala de impresión:

Ancho de página: Esta opción ajusta el ancho de la hoja de cálculo para que quepa en las páginas seleccionadas, pero el alto de la página puede variar según el contenido.

Alto de página: Esta opción ajusta el alto de la hoja de cálculo para que quepa en las páginas seleccionadas, pero el ancho de la página puede variar según el contenido.

Escala: Si deseas ajustar la escala de impresión a un porcentaje específico, selecciona esta opción y luego ingresa el porcentaje deseado. Por ejemplo, si ingresas “80%”, Excel imprimirá la hoja de cálculo al 80% de su tamaño original.

Después de seleccionar la opción de escala de impresión deseada, puedes verificar cómo se verá la impresión utilizando la opción “Vista preliminar” (Archivo/Imprimir).

Opciones avanzadas de configuración de página

Desde el cuadro de diálogo Configurar página, en la pestaña Márgenes, tenemos la opción de Centrar en la página de impresión.

Al seleccionar estas opciones el contenido de tu hoja de cálculo se centrará tanto horizontal como verticalmente en la página de impresión, lo que asegurará que se vea de manera más estética en el documento impreso.

En la ficha “Hoja” en este mismo cuadro de diálogo tenemos algunas otras opciones interesantes:

Imprimir las líneas de división o cuadrículas de la hoja de cálculo.

Imprimir en blanco y negro: Puedes configurar la impresión para que sea en blanco y negro en lugar de color si deseas ahorrar tinta o tóner.

Encabezados de filas y columnas: Permite imprimir las etiquetas o nombres de filas y columnas que se encuentran en la parte izquierda y superior de la hoja de cálculo.

Imprimir comentarios: Si tu hoja de cálculo contiene comentarios, puedes optar por imprimirlos junto con el contenido.

Errores de celda como: Especifica cómo quieres que se visualicen los errores de las fórmulas en las páginas impresas.

Orden de las páginas: Puedes elegir imprimir hacia abajo y luego hacia la derecha. O, al revés, que se imprima primero el ancho de nuestra hoja de cálculo y luego el alto.

Imprimir en Excel: Saltos de página

En Excel, puedes configurar saltos de página para controlar dónde se inician las páginas al imprimir una hoja de cálculo. Esto te permite dividir el contenido de la hoja en páginas según tus preferencias. Aquí tienes los pasos para configurar saltos de página en Excel:

1.     Ve a la pestaña “Vista” en la parte superior de la ventana.

2.     En el grupo “Vistas de libro”, verás una opción llamada “Ver Saltos de página”. Haz clic en esta opción para ver cómo están configurados los saltos de página en la hoja actual.

3.     Verás líneas azules discontinuas que indican los saltos de página actuales en la vista de diseño de página. Para eliminar un salto de página existente, haz clic en una de estas líneas y arrástrala fuera de la zona donde deseas que se inicie la página.

4.     Para agregar un nuevo salto de página, selecciona la celda justo debajo de la fila donde deseas que comience la nueva página o la celda a la izquierda de la columna donde deseas que comience la nueva página.

5.     Luego, ve a la pestaña “Disposición de página” y selecciona “Saltos” para agregar un salto de página antes de la fila o columna seleccionada.

Si deseas eliminar todos los saltos de página y volver a configurarlos, puedes seleccionar la opción “Restablecer todos los saltos de página” en la misma opción “Saltos de página”.

Una vez que estés satisfecho con la configuración de los saltos de página, puedes proceder a imprimir la hoja de cálculo.

Estos pasos te permitirán configurar y controlar los saltos de página en Excel según tus necesidades para asegurarte de que la impresión se ajuste a tus preferencias de formato.

Imprimir en Excel: Encabezado y pie de página

Puedes agregar encabezados y pies de página en Excel para incluir información como títulos, números de página, fechas y otros detalles en la parte superior e inferior de cada página impresa.

Para trabajar con los encabezados y pie de página es recomendable usar la vista “Diseño de página”. Accede a la ficha vista de la cinta de opciones para elegir esta opción.

También podemos insertar un encabezado y pie de página desde el cuadro de diálogo “Configurar Página”.

• Encabezado: Haz clic en “Personalizar Encabezado” para abrir una ventana en la que podrás escribir o insertar contenido como el título del documento o cualquier otro texto que desees que aparezca en la parte superior de cada página impresa.
• Pie de página: Haz clic en “Personalizar Pie de página” para abrir una ventana en la que podrás ingresar información como el número de página, la fecha, la hora o cualquier otro detalle que desees que aparezca en la parte inferior de cada página impresa.

También puedes elegir una de las configuraciones prediseñadas.

Además, puedes marcar la opción para que el encabezado o el pie de página en la primera página impresa o en las páginas pares e impares sean diferentes. 

Personalizar encabezado y pie de página

Para personalizar el encabezado o pie de página, puedes usar la pestaña “Encabezado y pie de página” que aparecerá cuando hagas clic en la caja de texto del encabezado o pie de página. Por ejemplo, puedes usar los botones de “Número de página” o “Fecha Actual” para insertar automáticamente estos elementos en el encabezado o pie de página.

Con estos pasos, habrás configurado encabezados y pies de página en Excel, lo que te permitirá personalizar la información que se muestra en la parte superior e inferior de cada página impresa de tu hoja de cálculo.

Imprimir en PDF

Para imprimir en PDF desde Excel, puedes seguir estos pasos. Ten en cuenta que es posible que necesites un software o una impresora virtual de PDF instalada en tu computadora si no tienes una opción nativa para imprimir en PDF en tu versión de Excel.

1. Ve a la pestaña “Archivo” en la parte superior izquierda de la ventana de Excel.
2. Selecciona “Imprimir” en el menú de la izquierda. Esto abrirá la vista previa de impresión.
3. En la vista previa de impresión, verás una sección llamada “Impresora” en la parte superior. Deberías ver una lista de impresoras disponibles. Si tienes una impresora virtual de PDF instalada, como “Microsoft Print to PDF” o “PDFCreator,” selecciónala como tu impresora.

• A continuación, puedes ajustar las opciones de impresión según tus necesidades. Esto puede incluir seleccionar el rango de páginas a imprimir, configurar el tamaño de papel, establecer la orientación y otros ajustes específicos.
• Después de configurar todas las opciones de impresión según tus necesidades, haz clic en el botón “Imprimir” o “Aceptar” para iniciar el proceso de impresión.
• Aparecerá una ventana emergente que te pedirá seleccionar la ubicación y el nombre del archivo PDF que se creará. Elige la ubicación y el nombre de archivo que desees y luego haz clic en “Guardar” o “Imprimir”.
• Excel generará un archivo PDF con la hoja de cálculo en la ubicación que hayas especificado.

Con estos pasos, habrás impreso tu hoja de cálculo de Excel en un archivo PDF utilizando una impresora virtual de PDF. Este archivo PDF contendrá una representación de la hoja de cálculo tal como se ve en Excel y estará listo para su uso o distribución.

Guardar una hoja en PDF

También se puede guardar una hoja de cálculo de Excel en formato PDF, siguiendo estos pasos:

1. Ve a la pestaña “Archivo” en la parte superior izquierda de la ventana de Excel.
2. En el menú de la izquierda, selecciona “Guardar como” o “Guardar una copia” y selecciona la opción “Examinar”.
3. Se abrirá una ventana de diálogo donde puedes elegir la ubicación donde deseas guardar el archivo PDF y también puedes cambiar el nombre del archivo si es necesario.

• En el campo “Tipo” o “Guardar como tipo”, elige “PDF” o “Archivo PDF” como el formato de archivo en el que deseas guardar la hoja de cálculo.
• Opcionalmente, puedes configurar otras opciones relacionadas con la calidad de impresión y el contenido a guardar. Estas opciones pueden variar según la versión de Excel que estés utilizando.

• Una vez que hayas configurado las opciones según tus preferencias, haz clic en el botón “Guardar” o “Aceptar” (el nombre del botón puede variar según la versión de Excel).

Excel generará un archivo PDF de la hoja de cálculo en la ubicación que hayas especificado. Este archivo PDF contendrá una representación de la hoja de cálculo tal como se ve en Excel y estará listo para su uso o distribución.

Es importante mencionar que la capacidad de guardar en formato PDF puede variar según la versión de Excel que tengas y la configuración de tu sistema. Si no ves la opción para guardar en formato PDF, es posible que necesites una impresora virtual de PDF o una extensión que permita esta funcionalidad.

Desde este enlace puedes acceder a la explicación del equipo de soporte de Microsoft sobre este tema.

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