Las consultas de selección en Access nos permiten consultar y seleccionar la información deseada con el fin de visualizarla o imprimirla. Esta es una de las tareas más habituales que necesitamos realizar en una base de datos en funcionamiento .
Aunque podemos crear consultas mediante un asistente, explicaremos en esta lección cómo crear consultas desde la vista Diseño de consulta. Para ello accedemos a la ficha Crear y la opción Diseño de consulta entre las opciones del grupo Otros.
En primer lugar, debemos elegir la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la información. En el caso de elegir más de una tabla deben de estar relacionadas entre sí.
Si posteriormente queremos agregar más tablas a nuestra consulta podemos hacerlo desde la opción Agregar Tablas desde el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño.
Las tablas seleccionadas nos aparecerán en la parte superior de esta ventana mostrándonos los campos que la forman e indicándonos con una pequeña llave qué campo es la clave principal.
Ahora debemos elegir los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta de selección. Para ello podemos dar doble clic sobre estos campos en la vista superior de la tabla o seleccionarlos desde los apartados Campo y Tabla de la parte inferior de la vista.
Consultas de selección en Access: Criterio de selección
- > (mayor)
- < (menor)
- >= (mayor o igual)
- <= (menor o igual)
- <> (distinto de)
- Entre — y —
Si deseamos colocar un criterio que nos permita visualizar los datos cuando un campo está en blanco usamos la condición Es Nulo, tal y como se observa en el ejemplo de la imagen.
Debemos tener en cuenta que las consultas no guardan una copia de los datos almacenados en las tablas. Los datos siguen estando en las tablas y las consultas sólo nos permiten hacer una selección de estos datos. De esta forma cualquier modificación en las tablas se verá reflejado en las consultas. Y cualquier modificación de los datos visualizados en las consultas se almacenará en las tablas.
Aspectos importantes en las consultas de selección en Access
Comentemos a continuación algunos otros detalles a tener en cuenta al realizar consultas de selección:
- Como se ha comentado, si elegimos más de una tabla en nuestra consulta las tablas seleccionadas deben tener algún tipo de relación entre ellas. Si esta relación no aparece automáticamente deberemos añadir las tablas necesarias para que exista una relación indirecta entre las tablas que nos interesan. Añadiremos estas tablas aunque, en principio, no deseemos visualizar en nuestra consulta ningún campo almacenado en ellas. Para más información sobre la relación entre las tablas visitar la sección Relaciones entre las tablas.
- Por otra parte, debemos tener en cuenta que podemos establecer diferentes criterios de selección sobre distintos campos en una misma consulta. Como se puede ver en esta imagen:
- Como criterios de selección podemos hacer uso de algunos caracteres comodín.
- * (asterisco) – Sustituye a un conjunto de caracteres.
- ? – Sustituye a un carácter.
- Ejemplos:
- D?? buscará los datos que comiencen por D y luego tengan dos letras más
- ?a?a buscará los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a
- */12/13 buscará los datos de cualquier día del mes de diciembre del 13
- Na* buscará los datos que comiencen por Na
- Ejemplos:
Accede a la explicación del equipo de soporte de Microsoft sobre este tema.
Puedes revisar todas nuestras entradas relacionadas con las consultas de Access:
- Consultas de selección
- Consultas de selección con parámetros
- Consultas con Totales
- Consultas de campos calculados
- Consultas de Acción
- Consultas de tablas de referencias cruzadas
Curso de Access con ejercicios prácticos
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