¿Por qué es importante conocer cómo relacionar las tablas en Access? Para que la base de datos funcione correctamente no basta con crear las distintas tablas que van a contener la información que deseamos almacenar en la misma. Estas tablas deberían estar relacionadas. De hecho toda la información que incluiremos en la base de datos, seguramente tendrá algún tipo de relación.
Sin embargo, este punto es el que puede considerarse más complicado dentro del diseño de bases de datos. Exige un amplio y profundo estudio para que las relaciones establecidas sean las más eficaces. En muchos libros de texto y tutoriales se pasa por alto este punto o se trata mínimamente, pero en este curso deseamos darle la atención que merece.
Plantearemos en primer lugar las distintas relaciones lógicas que se pueden encontrar y, posteriormente, veremos cómo implementar estas relaciones mediante las herramientas que nos ofrece el programa Access.
Relacionar tablas en Access: Tipos de relaciones
- Uno a uno: relación en la que UN registro de una tabla está relacionado con UN único registro de otra tabla.
- Uno a varios: relación entre dos tablas en la que UN registro de una de ellas está relacionado con VARIOS registros de la otra.
- Varios a varios: relación en la que UN registro de una tabla está relacionado con VARIOS registros de la otra y viceversa (sería como la relación anterior, pero leída en los dos sentidos)
En este ejemplo cada registro de la tabla Productos se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos y, además, cada registro de la tabla Pedidos se relaciona con varios registros de la tabla Productos.
Relacionar tablas en Access: Tipos de relaciones
Relación uno a uno
- Este tipo de relación se realizará uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrán el mismo tipo de información. Serán dos campos que tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características (el nombre puede ser distinto). Además estos campos deben ser únicos en su tabla, es decir, no pueden haber varios registros con el mismo dato en este campo. Podemos utilizar, por tanto, las claves principales si estas contienen el mismo tipo de información en las dos tablas.
Relación uno a varios
- Este tipo de relación se realizará uniendo dos campos, uno de cada tabla, que contendrán el mismo tipo de información. Serán dos campos que tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características (el nombre puede ser distinto). Además UNO de estos campo debe ser único en su tabla, es decir, no pueden haber varios registros con el mismo dato en este campo. Normalmente se utiliza la clave principal.
Relación varios a varios
- Este tipo de relación no puede ser implementada directamente en la base de datos. Por eso, para que entre dos tablas exista una relación varios a varios, crearemos una tabla intermedia que nos permita crear dos relaciones uno a varios. Esta tabla intermedia debe tener, al menos, dos campos que contendrán el mismo tipo de información que las claves principales de las tablas que queremos relacionar, tendrán el mismo tipo de datos y las mismas características. Además estos dos campos serán claves principales de la nueva tabla creada.
¿Cómo utilizar las relaciones?
Consulta la guía de relaciones de tablas del grupo de soporte de Microsoft.
Una vez ya tengamos nuestra estructura de tablas bien diseñada, podremos empezar a trabajar con ellas: introducir los datos y buscar, ordenar, filtrar la información.
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