Referencias externas en Excel

Crear referencias externas en Excel, es decir, vínculos a celdas de otros libros, es algo bastante común y sencillo. Es una opción interesante puesto que nos permite tener los datos que manejamos distribuidos en distintos libros.

Podemos crear referencias externas de dos maneras distintas:

Referencias externas mediante la opción de pegado especial

Si simplemente queremos referenciar las celdas de origen en algún lugar de nuestra hoja de cálculo podemos pegar un vínculo. Seguiremos los siguientes pasos:

  1. En primer lugar, abrimos los dos libros: el libro que contiene la información y el libro donde queremos pegar la referencia.
  2. A continuación, seleccionamos la celda que queremos referenciar (celda de origen) y la copiamos usando los métodos habituales.
  3. Seguidamente, nos desplazamos hasta el libro donde queremos pegar el vínculo y seleccionamos la celda donde deseamos que aparezca la referencia.
  4. Por último, accedemos a las opciones de pegado especial: Pegar vínculos.

Referencias externas en Excel

Referencias externas en Excel

En la celda de destino aparecerá la referencia externa:

='[Nombre_archivo.xlsx]Nombre_hoja’!$A$1

Cuando cerremos el libro de origen, la referencia incluirá la ubicación completa del archivo en nuestro ordenador.

Referencias externas en las fórmulas

También podemos utilizar directamente las referencias externas en las fórmulas que creamos en nuestra hoja de cálculo de Excel. Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Abrimos los dos libros: el libro que contiene la información y el libro donde queremos utilizar la referencia externa.
  2. Seleccionamos la celda donde vamos a introducir la fórmula con referencias externas y pulsamos el signo =.
  3. Cambiamos de ventana para acceder al libro donde están los datos. Podemos cambiar de ventana desde la opción Cambiar ventanas que encontraremos en la ficha Vista de la cinta de opciones.
  4. Y seleccionamos la celda con la que vamos a trabajar. De esta manera nos aparecerá una referencia completa a esta celda. A continuación, podremos continuar escribiendo nuestra fórmula. Si necesitamos usar otras referencias externas, bastará con repetir el paso anterior para buscar la celda en el libro de origen.
Referencias externas en Excel

Por ejemplo, en la imagen se ha calculado el importe más IVA al 21% de una factura y el resultado se mostrará en una hoja de cálculo de otro libro.

Referencias externas en Excel
Referencias externas en Excel

Trabajo con referencias externas

Cada vez que abramos un libro de Excel que contiene referencias externas nos aparecerá un mensaje de advertencia como el siguiente:

Advertencia Excel Referencias externas

Si deseamos podremos actualizar los vínculos para obtener los datos más recientes. De esta forma, si se ha producido un cambio en los datos originales, estos cambios se verán reflejados en nuestro libro.

Si deseamos ver los vínculos o referencias externas que se están utilizando en nuestra hoja de cálculo podemos acceder a la opción Editar vínculos de la ficha Datos en la cinta de opciones.

Editar Vínculos

Desde la ventana que nos aparecerá podremos:

  • Actualizar los valores, para obtener los datos más recientes.
  • Cambiar el origen: podemos buscar el libro que deseamos usar como nuevo origen para la referencia externa. Esta opción será muy útil si hemos modificado el nombre o ubicación del libro de origen.
  • Abrir el libro de origen.
  • Romper o comprobar el estado de un vínculo.
Editar vínculos Excel

Desde el botón situado en la parte inferior izquierda podremos definir el comportamiento de Excel cuando se abre el libro que contiene referencias externas.

Por defecto, como hemos comentado anteriormente Excel nos pregunta si queremos actualizar los vínculos a otros libros. Podemos obviar esta pregunta e indicar que los vínculos se actualicen automáticamente o no.

También puedes acceder a la explicación del equipo de soporte de Microsoft sobre este tema.

Excel Avanzado con ejercicios prácticos

Esta entrada es parte de nuestro curso de Excel Avanzado con ejemplos prácticos. Por lo tanto, si lo deseas, Accede al curso para conocer todo su contenido

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.