El método recomendado para crear nuevas tablas en Access es el Diseño de tabla. Accedemos a él desde el grupo de opciones Tablas de la ficha Crear.
Al pulsar sobre esta opción nos aparece la siguiente ventana:
Desde aquí podremos crear la nueva tabla indicando:
- Nombres de campo: Identifica y define a cada campo.
- Tipo de datos de cada campo.
- Descripción de los campos: Comentario que podemos añadir para describir el campo, indicar su finalidad, especificar la información que contendrá,… o cualquier otra aclaración que deseemos dejar reflejada.
- Propiedades de los campos.
Como se explicó en otra entrada, podemos crear las tablas usando un método distinto.
Diseño de tablas en Access: Tipo de datos
En primer lugar, definimos qué tipo de información se va a añadir en el campo. Tenemos 13 tipos de datos disponibles:
- Texto corto: Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos (ejemplo: números de teléfono). El tamaño de este tipo de datos es de hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo.
- Texto Largo: Texto extenso de hasta 64.000 caracteres.
- Número: Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
- Número Grande
- Fecha/Hora.
- Moneda: Valores numéricos de moneda utilizados en cálculos matemáticos.
- Autonumeración: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único. No se puede actualizar.
- Sí/No: Campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso, …)
- Objeto OLE: Objeto (imagen, documentos, hojas de cálculo, …) vinculado o incrustado en el campo.
- Hipervínculo: Texto utilizado como dirección de hipervínculo. Útil para almacenar direcciones web o correos electrónicos.
- Datos adjuntos: Para adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, y otros tipos de archivos admitidos.
- Calculado: Permite crear una expresión que use datos de uno o varios campos.
- Asistente para búsquedas: Al elegir esta opción aparece un asistente para búsquedas que nos permite crear un campo de búsqueda, campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores.
Diseño de tablas en Access: Propiedades de campo
Por otro lado, a cada uno de los campos añadidos a la tabla le podemos definir una serie de propiedades mediante la ficha situada en la parte inferior. Hay muchas propiedades y estas dependen del tipo de dato elegido para el campo. A continuación, vamos a describir las propiedades más relevantes:
- Tamaño del campo: en campos de tipo texto es el máximo número de caracteres que se pueden introducir. En datos de tipo número definimos si el número es entero o decimal.
- Formato: diseño de presentación, es decir, cómo se va a visualizar. Útil en tipo de datos moneda, fecha/hora y número.
- Máscara de entrada: un modelo para los datos introducidos. Ejemplo: DNI 0000000X
- Título: etiqueta para el campo cuando se visualiza en formularios o informes.
- Valor predeterminado: valor por defecto.
- Regla de Validación: una condición que limita los valores que pueden introducirse.
- Texto de Validación: mensaje de error que aparecerá si no se cumple la regla de validación.
- Requerido: hacer obligatoria la entrada del dato.
- Indexado: para acelerar búsquedas y ordenación. Además podemos prohibir la existencia de duplicados en el campo. (Accede a la entrada indexar datos en Access)
- Lugares decimales: número de dígitos a la derecha de la coma decimal en los datos de tipo número o moneda.
Lo más importante para crear una tabla es definir los campos con su nombre y tipo de datos. Las propiedades comentadas en este apartado son opcionales. Sin embargo, también es necesario definir uno o más campos como clave principal.
Diseño de tablas en Access: Clave principal
Los campos clave principal son aquellos que me permiten identificar a los elementos o registros de una tabla. Es decir, es un campo único para cada registro. Por ejemplo, si la tabla es un listado de coches podríamos definir la matrícula como clave principal, ya que la matrícula identifica a los automóviles y es un dato único para cada uno.
Para definir un campo como clave principal en la vista diseño nos colocamos sobre el campo y accedemos a la opción Clave principal en la ficha Diseño.
Como resultado, aparecerá una llave a la izquierda del campo seleccionado para indicarnos que se trata de la clave principal.
Siguiendo estos pasos podemos crear una tabla mediante el método diseño de tabla. Después de eso, podemos guardarla y se almacenará en el panel de exploración situado a la izquierda de la ventana.
En cualquier momento podemos acceder a nuestras tablas desde este panel pulsando doble clic sobre ellas. En este caso accederemos a la vista hoja de datos que nos permite visualizar los datos, modificarlos o añadir nuevos registros.
Podemos cambiar la vista a diseño de tabla desde la opción Ver de la ficha hoja de datos.
De esta manera tan sencilla es posible cambiar entre estas dos vistas para modificar el diseño de la tabla en la Vista diseño o trabajar con los datos almacenados en la tabla desde Vista hoja de datos.
Una vez que hemos creado las tablas que necesitamos en nuestra base de datos debemos relacionar estas tablas. Pero de esto hablaremos en la entrada Relaciones entre las tablas.
Puede visitar la web del soporte de Microsoft sobre este tema.
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