Lista desplegable Excel

En esta entrada hablaremos de cómo crear una lista desplegable en las celdas de nuestra hoja de cálculo de Excel.  De esta manera los usuarios trabajarán de forma más eficiente ya que, a la hora de introducir datos, elegirán un elemento de una lista.

En primer lugar, describiremos a qué nos referimos cuando hablamos de Validación de datos en Excel. Esta será la herramienta que necesitaremos para crear la lista desplegable en Excel.

Validación de datos en Excel

La función de esta característica es validar el contenido de una celda, es decir, indicar si el dato introducido en la celda es válido. Además, podremos mostrar un mensaje de error o aviso si fuera necesario.
Si queremos aplicar una validación a una celda:

  1. Seleccionamos la celda que queremos validar.
  2. Accedemos a la ficha Datos y pulsamos Validación de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Validación de datos.

Lista desplegable Excel

En la sección Criterio de validación indicaremos la condición que tiene que cumplir el dato para que sea considerado válido.
Dentro de Permitir podemos encontrar las opciones: Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Elegiremos, por tanto, el tipo de dato que se va a introducir en la celda. Si el usuario intenta escribir un dato de otro tipo, se producirá un error.
En el desplegable Datos elegiremos la condición que debe cumplir el dato.
Desde la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Mediante este mensaje informaremos sobre qué tipos de datos son considerados válidos.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

Lista desplegable Excel

En primer lugar, escribimos una lista de valores en una de nuestras hojas de cálculo. Por ejemplo:

lista desplegable excel

A continuación, seleccionamos la celda de la hoja de cálculo donde queremos crear la lista desplegable y pulsamos sobre la opción Validación de datos explicada anteriormente.

Seleccionamos LISTA en la opción Permitir de la configuración del Criterio de validación. Ahora solo tendremos que posicionarnos en el apartado origen y seleccionar la lista de valores.

lista desplegable excel

De esta manera conseguiremos crear una lista desplegable en la celda de introducción de datos.

También puedes acceder a la explicación del equipo de soporte de Microsoft sobre la validación de datos.

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