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Grabar macros en Excel

Antes de explicar cómo grabar macros en Excel, añadiremos una ficha a la cinta de opciones que nos permitirá trabajar con macros y formularios. Se trata de la ficha Programador.

Si usamos la versión de excel 2007 podemos añadir dicha ficha desde las opciones del programa \ Más frecuentes

 

Ficha programador

 

Si se trata de una versión más actual añadiremos la ficha desde las opciones del programa \ Personalizar cinta de opciones.

 

Ficha programador


Ahora ya tendremos disponible la ficha Programador. En ella encontramos un grupo de opciones para poder trabajar con las macros.

 

grabar macros en Excel

 

Pero, ¿qué es una macro? Se trata de un conjunto de instrucciones que pueden ser ejecutadas de manera secuencial por el usuario. Es decir, si hay tareas que debemos realizar repetidamente, podemos grabar una macro para automatizarlas.

Las macros se programan mediante Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por eso excel cuenta con un editor de Visual Basic que permite crear nuevas macros y modificar las existentes. Para usar dicho editor debemos tener nociones de programación. Sin embargo, Excel también nos permite crear macros de una manera mucho más sencilla.


Grabar macros en Excel

Mediante la opción Grabar Macros podemos crear una macro guardando las acciones que realizamos con el programa. Al pulsar sobre esta opción nos aparecerá la siguiente ventana:

 

grabar macros en excel

 

Desde aquí especificaremos:

  • El nombre de la macro.
  • Método abreviado: Podemos asignar un atajo de teclado a la macro para poderla ejecutar fácilmente.
  • Dónde vamos a guardar la macro.
  • Descripción. Aunque no es obligatorio, es recomendable describir el propósito de la macro que vamos a crear.

Al aceptar Excel empezará a grabar todas las acciones que realicemos con el programa. Cuando hayamos realizado todas las tareas que queremos guardar en la macro, pulsamos la opción Detener grabación.

grabar macros en excel

Para ejecutar la macro que acabamos de grabar podremos:

  • Pulsar el atajo de teclado que seleccionamos anteriormente.
  • Acceder a la opción Macros desde la ficha Programador de la cinta de opciones.

Grabar macros en Excel

Usar referencias relativas

Por defecto todas las referencias a celdas que usemos al grabar la macro serán referencias absolutas. Es decir, si seleccionamos una celda determinada al grabar una macro, se seleccionará esa misma celda cada vez que ejecutemos la macro. Si activamos la opción usar referencias relativas cambiará este comportamiento.  Lo explicamos mejor con un ejemplo.

Imaginemos que al iniciar la grabación tenemos seleccionada la celda A1. En nuestra macro grabamos las siguientes acciones:

  • Seleccionar la celda B2 (una celda abajo a la derecha de A1)
  • Escribir el texto “Teformas”

Si no tenemos pulsado el botón usar referencias relativas, cada vez que ejecutemos la macro se seleccionará la celda B2 y escribirá el texto “Teformas”.

Si pulsamos la opción usar referencias relativas el comportamiento de la macro será distinto cada vez que la ejecutemos. Dependerá de la celda que tenemos seleccionada en el momento de ejecutar la macro.  Por ejemplo, si tenemos seleccionada la celda C3 y ejecutamos la macro, esta seleccionará la celda D4 (una celda abajo a la derecha de C3) y allí escribirá la palabra “Teformas”.

Esto es lo que implica que se grabe la macro guardando referencias relativas en lugar de referencias absolutas.


 

Ejecutar la macro

Ya hemos comentado anteriormente dos opciones para ejecutar la macro:

  • Pulsar el atajo de teclado que seleccionamos anteriormente.
  • Acceder a la opción Macros desde la ficha Programador de la cinta de opciones.

También podemos agregar la macro a la barra de herramientas de acceso rápido o a la cinta de opciones. Esto último sólo está disponible en las versiones posteriores a Excel 2007.

Podéis revisar la primera lección de este curso para recordar cómo personalizar la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido.

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