EXCEL AVANZADO CON EJERCICIOS PRÁCTICOS

Contenido del curso

Aprendizaje:52 lecciones

Obtener datos externos en Excel

En muchas ocasiones deseamos importar a Excel datos de una fuente externa, como una base de datos que manejemos en otro programa. Esto nos permitirá tratar y analizar esa información en una hoja de cálculo.

Excel dispone de una herramienta para obtener datos externos en la ficha Datos de la cinta de opciones.

 

 

Desde aquí podremos importar datos directamente desde el archivo de origen o conectarse al sistema gestor de bases de datos.

Por otro lado, también podemos lanzar el asistente para consultas de Microsoft Power Query que nos permitirá seleccionar los datos que queremos importar, hacer modificaciones, filtrarlos y ordenarlos.

En otra lección nos centraremos en esta herramienta. Sin embargo, en esta explicación hablaremos de dos casos concretos:

Sin embargo, en esta explicación nos centraremos en dos casos concretos:

Importación de datos XML

Los archivos XML son una forma de almacenar datos para que otros programas puedan leerlos fácilmente. Por tanto, es un estándar que se suele utilizar bastante para importar y exportar datos.

Accedemos a la ficha Programador de la cinta de opciones. Si no se visualiza dicha ficha, deberemos acudir a las opciones de  Personalizar cinta de opciones de Excel. Pulsaremos en la opción Importar datos XML y buscamos el archivo. Finalmente, nos preguntará el lugar donde queremos situar los datos:

 

Obtener datos externos desde un archivo de texto

Algo bastante habitual es que al exportar información desde cualquier programa, este genere un archivo de texto con los datos separados por comas, puntos y comas, espacios en blanco o algo similar.

 

Archivo de texto

 

Excel nos permite importar archivos de texto de este estilo. Acudimos a la opción Obtener y transformar datos Desde el texto/CSV

 


Nos aparecerá una ventana con las opciones para obtener los datos desde el archivo de texto. Además, nos ofrece la posibilidad de transformar dichos datos desde el Editor de Power Query.

La importación es mucho más sencilla si los datos están delimitados, especificaremos el separador o separadores utilizados. Pero en caso de que los campos estuvieran alineados en columnas podremos especificar el ancho de los campos.

 

De esta manera hemos importado los datos a nuestra hoja de datos. Pero, al mismo tiempo, se habrá establecido una conexión con el archivo donde se encuentran los datos almacenados. Podemos visualizar los datos de la conexión desde la ficha Datos entre las opciones de Consultas y conexiones. Al mismo tiempo, si pulsamos en la opción “Actualizar todo” podemos ver reflejado cualquier cambio que se efectúe en el archivo de texto original.

 

 

Para trabajar con estos archivos de texto o archivos XML en Excel, también podemos acceder al menú archivo, opción Abrir y buscar el fichero. En el caso de los archivos de tipo texto, nos aparecerá un asistente que nos permitirá importar los datos.