EXCEL AVANZADO CON EJERCICIOS PRÁCTICOS
Bases de datos en Excel. Combinar correspondencia en Word
La idea de combinar correspondencia es poder combinar los datos de una tabla o base de datos con un documento en Word. De esta manera podemos generar documentos con los datos de cada uno de los elementos de la tabla.
Word tiene disponible un asistente que nos guiará paso a paso con la combinación de correspondencia. Tenemos acceso a dicho asistente desde el icono “Iniciar combinación de correspondencia” desde la cinta de opciones “Correspondencia”.
Cuando pulsamos en esta opción nos aparece un papel en el lado derecho de la pantalla que nos permitirá mediante 6 pasos realizar la combinación de correspondencia.
Asistente para combinar correspondencia en Word
Paso 1: Seleccionar el tipo de documento
Podemos escribir cartas (podemos usar esta opción para cualquier tipo de documento), mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas de direcciones o un sólo documento con una lista de direcciones
Paso 2: Seleccionar el documento inicial
Paso 3: Seleccionar los destinatarios
La tabla debe tener encabezados. Esos nombres que aparecen en el encabezado serán utilizados posteriormente.
Una vez hemos seleccionado los destinatarios podemos editar la lista. Esta ventana nos permitirá ordenar, filtrar o buscar los destinatarios entre otras cosas.
Paso 4: Escribir la carta o documento
Este es el paso más importante. Debemos escribir el documento e indicar en qué sitios deben aparecer datos combinados de nuestra tabla de elementos.
Para ello, colocaremos el cursor en el lugar del documento que necesitamos que aparezca alguno de estos elementos, pulsaremos en la opción “Más elementos…” del panel derecho y elegiremos el elemento a insertar.
El documento nos quedará de esta manera. En los lugares que debe aparecer algún dato combinado nos aparecerá el nombre del campo (el encabezado que indicamos en nuestra tabla de datos)
También podemos insertar los elementos combinados desde el botón “insertar campo combinado” de la cinta de opciones Combinar.
Paso 5: Vista previa de las cartas
En este paso se nos permite ver cómo van a quedar las cartas con los datos combinados. Podemos cambiar de destinatario para ver cómo quedaran en cada uno de los casos.
También podemos realizar esta acción desde el grupo de opciones “Vista previa de resultados” de la cinta de opciones Combinar.
Paso 6: Completar la combinación
Por último podemos imprimir los resultados o editar las cartas individuales para guardar un archivo con el resultado de la combinación de correspondencia.